Как составить акт об оказании услуг?

Еще недавно в том, что касается дела или услуг, царил принцип "договоримся по-свойски". Составлять официальные бумаги, а уж тем более идти к нотариусу было не принято. Из-за этого возникали недопонимания, конфликты, рушились отношения. Сейчас же, в эпоху развития, никто не усмотрит в том, чтобы зафиксировать факт выполнения обязательств документально, ничего оскорбительного. Нужно изучить, как оформить акт выполненных работ и где пригодятся первичные документы.

Как правильно составить акт выполненных работ

Другое название бумаги – акт приема-передачи. Он выступает официальным подтверждением того, что участники выполнили то, о чем договаривались и претензий друг к другу не имеют. В то же время это несамостоятельный документ, а приложение к подрядному договору или договору о возмездных услугах.

В акте отражают:

• Данные участников – паспортная информация, фамилия, имя, отчество, должности, адреса проживания. Вписывают полные названия фирм, адреса нахождения, коды. Если от их имени действовали представители, их данные тоже нужно внести в документ.
• Название документа – собственно акт (приема-передачи, об оказании услуг, в зависимости от того, о чем идет речь, например, восстановление бухгалтерского учета);
• Номер по правилам внутреннего документооборота компании.
• Дату подписания.
• Список сделанных работ или услуг (фиксируют в виде таблицы с расценками, датой заказа и фактического выполнения, комментариями).
• Общую стоимость (цифрами и прописью).
• Дополнительные условия и требования, были ли они выполнены.
• Подписи сторон, директоров фирм, официальных представителей, других задействованных лиц, которые работали от имени организаций, с расшифровкой.

Обязательно должна стоять фраза о том, что стороны не имеют претензий. Но иногда оказание обещанного вроде бы совершилось, а заказчик недоволен. Его претензии отражают отдельным пунктом. В нем последовательно перечисляют все найденные ошибки, погрешности, оговаривают срок, чтобы исполнитель успел с ними справиться.

Бумагу оформляют на листе А4 в печатном виде. Единой формы для акта приема-передачи законом не предусмотрено. Но даже при свободной форме все эти пункты должны присутствовать обязательно, иначе такая бумага не будет иметь силы. Например, если заказчик включит некорректно оформленный акт в отчетную базу по налогам для подтверждения понесенных расходов и уменьшения отчислений, инспекция его отклонит.

Обязательно ли подписывать акт

Коротко на вопрос, обязательно ли заполнение акта выполненных работ, можно ответить – да, обязательно. Он доказывает, что:

• все заказанные работы выполнены в оговоренный участниками срок и в нужном качестве;
• у заказчика и работника нет претензий друг к другу.

Помимо снижения налогов акт поможет защититься от необоснованных нападок противоположной стороны – например, если сначала сторона хвалила полученное, а потом выдвигает письменную претензию или даже иск. Если участник отказывается платить, акт с договором об услугах можно предъявить в суде как законный аргумент требования денег.

Ситуация, когда дело доходит до иска, рискованна не только тем, что судья может не поверить в обман жалобщика и отклонит его требования. У суда может сложиться твердое впечатление, что стороны намеренно избегали "бумажной стороны", чтобы утаить деньги от государства. Убыток будет большим, чем просто в случае обмана: мало того что законную оплату не получить, так еще и надзорные организации наложат штраф.

Ошибки

Договор об услугах, составление дополнительных соглашений, акты требуют максимально скурпулезного и серьезного подхода. Невнимательность, ошибка или опечатка могут привести к тому, что документ станет ничтожным.
Принципиальными ошибками считаются:

• Подписание не тем числом. В случае обмана или конфликта есть шанс доказать справедливость требований, но расходов на помощь адвоката не избежать, что может выйти даже дороже упущенной прибыли.
• Подписание акта не тем, кто указан в договоре. Если это никак не зафиксировано, подписывают директор или учредитель фирмы, доверенное лицо. В акте о комиссионных работах ставят подписи с расшифровкой всех членов комиссии.
• Недовольство бухгалтерии. Часто она затягивает время расчета с исполнителем. Финансисты следят, чтобы к документации не придрались налоговики, поэтому придираются сами к каждой букве. Бывает, что акт приходится переделывать. Этим иногда пользуется нечестный заказчик и нарочно оттягивает момент оплаты.
• Нет других необходимых документов, например, договора.
• Нарушены форма и содержание.

Поэтому после составления и заполнения шаблона необходимо проверить написанное, и, если огрехи все-таки есть, лучше уничтожить старый вариант и написать новый. Может прозвучать возражение, что первичные учетные документы исправлять можно, за исключением только кассовых и банковских. Это так, но опечатка или описка даст повод противоположной стороне "зацепиться" за это и привести к дополнительным разбирательствам или сведению на нет всех усилий. Если вы не знаете, как составить акт об оказании услуг, стоит обратиться за юридической помощью.